Министерството на външните работи усъвършенства управлението на задграничните имоти

Министерството на външните работи реализира успешно всички 20 препоръки, направени от Сметната палата, което доведе до подобряване на управлението на държавните задгранични имоти и процесите по възлагане и изпълнение на обществени поръчки за българските задгранични представителства. Това се посочва в доклада от последващия контрол на одитната институция, приет през юли 2025 г.

Подобрено управление на задграничните имоти

Препоръките на Сметната палата са отправени към министъра на външните работи с цел ефикасно управление на публичните средства след установени съществени отклонения и нарушения на правната рамка при ползването и отдаването под наем на имоти на български представителства в чужбина за периода 2019-2021 г.

По време на одита бяха разгледани 102 задгранични имота, които са разпределени на шест континента:

• Европа - 56 имота
• Азия - 26 имота
• Африка - 8 имота
• Северна Америка - 8 имота
• Южна Америка - 3 имота
• Австралия - 1 имот

Одитният екип направи детайлна проверка на поддържането на данни за имотите от представителствата в Берлин, Мадрид, Осло, Стокхолм, Хелзинки и Будапеща. Основните проблеми включваха липса на регламенти за поддържане на информация, неяснота при предаване и приемане на документация между служители, както и непълно вписване и документиране в регистрите, предоставени за управление на МВнР.

Сметната палата предупреди за рискове, свързани с непълна и неактуална информация, както и загуба на документи, което може да компрометира ефективното управление на имотния фонд.

Реализирани мерки и резултати

В отговор на препоръките Министерството на външните работи:

• Утвърди нови процедури, които регламентират придобиването, използването и разпореждането със задграничните имоти, както и комуникацията с Министерството на финансите и задграничните представителства.
• Въведе нов вътрешен регламент и образец на Регистър на държавните имоти зад граница с ясно определени отговорности за актуализиране и контрол на данните.
• Регламентира процеса по предаване и приемане на документи при командироване или напускане на длъжностни лица, което гарантира по-добра приемственост и защита на информацията.

Практически проблеми, идентифицирани в посолството в Берлин, също са успешно решени. Сред тях са постъпления на неплатени депозити от Българската православна църква и сключен договор за използване на помещения със „Сдружение Българско училище Берлин“.

Оптимизация на възлагането на обществени поръчки

В периода на одита Министерството е провело 100 обществени поръчки по Закона за обществените поръчки, като е възложило 50 от тях чрез събиране на оферти с обява и е сключило 203 договора на обща стойност близо 28 млн. лева.

При одита са констатирани:

• неефективен контрол при възлагане на поръчки;
• ограничаване на конкуренцията;
• пропуски в работата на оценителните комисии;
• спазване на срокове и публикуване на информация.

Като основни причини за тези проблеми бяха посочени висока текучеството на служители и недостатъчен контрол, както и недостиг на персонал, който да обслужва обема и сложността на поръчките.

След препоръките МВнР предприе следните действия:

• Назначи нови служители в отдела по обществени поръчки чрез конкурси, като оптимизира кадровия капацитет.
• Актуализира вътрешните правила, съобразявайки ги с организационните промени, за да гарантира ефективен контрол и минимизиране на рисковете от нарушения.
• Осигури спазване на изискванията за свободна конкуренция и правилно попълване на обявленията, както и навременно публикуване на информация.

Прозрачност и достъп до информация

Докладът от последващия контрол, приет през юли 2025 г., е официално публикуван на интернет страницата на Сметната палата, което показва ангажираността към прозрачност и отчетност в управлението на държавните задгранични имоти и процесите по обществени поръчки в МВнР.